§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Nutzung des digitalen Telefonassistenz-Dienstes „Rufkontor“ (nachfolgend „Rufkontor“ oder „der Dienst“) zwischen
PT Kami Creative Solutions (Perseroan Terbatas, indonesische Gesellschaft mit beschränkter Haftung), Jl. Kelabamoding, 80571 Tegalallang, Bali, Indonesien, vertreten durch Miriam Börner, E-Mail: info@rufkontor.de (nachfolgend „Rufkontor“ oder „Anbieter“)
und dem jeweiligen Auftraggeber (nachfolgend „Kunde“), der Rufkontor als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB beauftragt. Diese AGB gelten ausschließlich für Geschäftskunden (B2B); Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind nicht Zielgruppe des Dienstes.
(2) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Rufkontor stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
(3) Diese AGB gelten in ihrer zum Zeitpunkt der Bestellung gültigen Fassung auch für alle zukünftigen Geschäftsbeziehungen mit dem Kunden, ohne dass es eines erneuten Hinweises bedarf.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Rufkontor stellt dem Kunden einen digitalen, KI-gestützten Telefonassistenten zur Verfügung, der eingehende Anrufe im Namen des Kunden entgegennimmt, Anliegen erfasst, im vereinbarten Umfang Termine bucht und den Kunden strukturiert über jeden Anruf informiert (nachfolgend „Leistung“). Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem gebuchten Paket gemäß § 5 sowie den im Rahmen der Einrichtung (§ 4) individuell vereinbarten Abläufen.
(2) Rufkontor erbringt die Leistung auf Grundlage einer vom Kunden eingerichteten Rufumleitung seiner bestehenden Rufnummer. Eine neue Telefonnummer, neue Hardware oder ein Wechsel des Telekommunikationsanbieters ist nicht erforderlich. Der Kunde kann die Rufumleitung jederzeit eigenständig aktivieren und deaktivieren; bei deaktivierter Umleitung gehen Anrufe wie zuvor unmittelbar beim Kunden ein.
(3) Der Dienst stellt keinen vollständigen Ersatz für menschliches Personal dar und übernimmt keine Tätigkeiten, die über die vereinbarte Anrufannahme, -erfassung und -vorsortierung hinausgehen (insbesondere keine Rechts-, Steuer- oder Gesundheitsberatung, keine verbindlichen Zusagen außerhalb des vereinbarten Rahmens).
§ 3 Vertragsschluss
(1) Die Darstellung der Leistungen auf der Website von Rufkontor stellt kein bindendes Angebot dar, sondern eine unverbindliche Aufforderung an den Kunden, ein Angebot abzugeben.
(2) Der Vertrag kommt durch ein individuelles Kennenlern-Gespräch, ein daraus resultierendes Angebot von Rufkontor sowie dessen ausdrückliche Annahme durch den Kunden (in Textform, § 126b BGB, z. B. per E-Mail) zustande.
(3) Rufkontor behält sich vor, Vertragsanfragen ohne Angabe von Gründen abzulehnen, insbesondere wenn die vom Kunden beschriebenen Anwendungsfälle mit geltendem Recht, den Grundsätzen des Datenschutzes oder den technischen Möglichkeiten des Dienstes nicht vereinbar sind.
§ 4 Einrichtung und Mitwirkungspflichten des Kunden
(1) Vor Aufnahme des Wirkbetriebs erfolgt eine individuelle Einrichtung des Assistenten durch Rufkontor auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen zu Betriebsabläufen, typischen Anrufanliegen, gewünschter Ansprache und Eskalationswegen. Der Kunde erhält im Rahmen der Einrichtung eine Testnummer zur eigenen Prüfung vor Go-live.
(2) Der Kunde ist verpflichtet, die für die Einrichtung erforderlichen Informationen vollständig, zutreffend und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Verzögerungen, die auf einer unzureichenden Mitwirkung des Kunden beruhen, gehen nicht zulasten von Rufkontor.
(3) Änderungen der Einrichtung nach Go-live (z. B. geänderte Öffnungszeiten, neue Kategorien, veränderte Abläufe) können vom Kunden formlos angefragt werden und werden von Rufkontor im Rahmen der vereinbarten Betreuungsleistung umgesetzt.
§ 5 Preise und Zahlungsbedingungen
(1) Es gelten die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vereinbarten Preise gemäß dem vom Kunden gebuchten Paket. Die aktuellen Standardpakete stellen sich zum Zeitpunkt der Erstellung dieser AGB wie folgt dar:
Hinweis: Diese Angaben entsprechen dem öffentlichen Stand der Website zum Zeitpunkt der Dokumenterstellung und sollten vor Veröffentlichung mit dem tatsächlich gültigen Preisblatt abgeglichen werden.
(2) Bei Überschreitung des im jeweiligen Paket enthaltenen Gesprächsminutenkontingents werden weitere Minuten zu dem Preis berechnet, der im individuellen Angebot bzw. in der Auftragsbestätigung des jeweiligen Vertrags ausgewiesen ist. Der Mehrminutenpreis ist nicht für alle Kunden einheitlich, sondern richtet sich nach dem gebuchten Paket und wird vor Vertragsschluss in Textform mitgeteilt.
Hinweis: Da der Mehrminutenpreis je Vertrag variiert, sollte auf der Website bzw. im Angebotsprozess an geeigneter Stelle klargestellt werden, dass Interessenten den für sie geltenden Satz vor Vertragsschluss verbindlich mitgeteilt bekommen — sonst entsteht eine Lücke zwischen dem AGB-Text und dem öffentlichen Transparenzversprechen („klarer Monatspreis, keine versteckten Kosten“).
(3) Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus für die Grundgebühr sowie nachträglich für etwaige Mehrminuten des Vorzeitraums.
(4) Rechnungen sind, sofern nicht abweichend vereinbart, innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen (§§ 286 ff. BGB), insbesondere zu Verzugszinsen und Mahnkosten.
(5) Rufkontor ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zum jeweiligen Monatsende anzupassen, sofern sich die zugrundeliegenden Kosten (insbesondere Infrastruktur-, Sprachmodell- oder Personalkosten) erhöhen. Der Kunde wird über Preisanpassungen in Textform informiert und hat im Fall einer Erhöhung ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens.
§ 6 Laufzeit und Kündigung
(1) Der Vertrag beginnt mit dem vereinbarten Go-live-Termin und wird für eine Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten geschlossen.
(2) Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht von einer der Parteien mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform gekündigt wird.
(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für Rufkontor insbesondere vor, wenn der Kunde den Dienst entgegen § 8 nutzt oder mit der Zahlung von mindestens zwei aufeinanderfolgenden Monatsbeiträgen in Verzug gerät.
(4) Mit Beendigung des Vertrags wird die für den Kunden eingerichtete Cloud-Umgebung einschließlich aller darin verarbeiteten Daten gemäß den in § 10 beschriebenen Löschfristen vollständig gelöscht.
Hinweis: Die Website kommuniziert aktuell „klarer Monatspreis, keine versteckten Kosten“ und erwähnt an keiner Stelle eine Mindestlaufzeit. Eine 12-monatige Bindung ist rechtlich unproblematisch, sollte aber auf der Preise-Seite und im Erstgespräch aktiv genannt werden — sonst entsteht eine Lücke zwischen Außendarstellung und Vertragstext, die im Streitfall zulasten von Rufkontor ausgelegt werden kann (Vorrang der Individualabrede / Verbot widersprüchlichen Verhaltens).
§ 7 Leistungsverfügbarkeit
(1) Rufkontor ist bestrebt, den Dienst rund um die Uhr verfügbar zu halten, kann jedoch keine unterbrechungsfreie Verfügbarkeit garantieren. Ausgenommen sind Zeiten planmäßiger Wartungsarbeiten, die Rufkontor nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchführt und dem Kunden vorab in Textform ankündigt, sowie Ausfälle, die auf Umständen außerhalb des Einflussbereichs von Rufkontor beruhen (insbesondere Störungen bei vorgelagerten Telekommunikations-, Cloud- oder Sprachmodell-Anbietern, höhere Gewalt).
(2) Sollte der Dienst nicht erreichbar sein, gehen eingehende Anrufe an die vom Kunden hinterlegte Rufnummer wie vor Einrichtung der Rufumleitung durch — es kommt zu keiner vollständigen Nichterreichbarkeit des Kunden allein durch einen Ausfall von Rufkontor.
§ 8 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden
(1) Der Kunde ist verpflichtet, den Dienst nur im Rahmen der geltenden Gesetze zu nutzen und keine Anwendungsfälle einzurichten, die gegen Datenschutz-, Wettbewerbs- oder sonstiges anwendbares Recht verstoßen.
(2) Der Kunde stellt sicher, dass er zur Rufumleitung seiner Geschäftsrufnummer berechtigt ist und die erforderlichen Zustimmungen (z. B. seitens seines Telekommunikationsanbieters) vorliegen.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, die ihm im Rahmen der Einrichtung mitgeteilten Zugangsdaten (z. B. für Testnummer, Kalenderanbindung) vertraulich zu behandeln.
§ 9 Transparenz gegenüber Anrufern
(1) Rufkontor kennzeichnet gegenüber Anrufern zu Beginn oder im Verlauf des Gesprächs, dass es sich um eine digitale, KI-gestützte Assistenz handelt. Diese Kennzeichnung erfolgt in Übereinstimmung mit den anwendbaren datenschutz- und transparenzrechtlichen Vorgaben, einschließlich der Kennzeichnungspflichten für KI-generierte Interaktionen nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung).
(2) Der Kunde ist nicht berechtigt, Rufkontor so einrichten zu lassen, dass gegenüber Anrufern der Eindruck erweckt wird, es handle sich um ein Gespräch mit einer natürlichen Person, sofern dies gegen geltendes Recht verstößt.
§ 10 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
(1) Rufkontor verarbeitet im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten von Anrufern und Mitarbeitenden des Kunden ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten regelt ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrags wird.
(2) Sämtliche Daten werden in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1) verarbeitet und gespeichert. Für jeden Kunden wird eine eigene, physisch getrennte Cloud-Umgebung bereitgestellt; eine gemeinsame Dateninfrastruktur mit anderen Kunden findet nicht statt.
(3) Mit Beendigung des Vertrags werden sämtliche im Rahmen der Leistungserbringung verarbeiteten Daten des Kunden gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
(4) Im Übrigen gelten die Datenschutzhinweise von Rufkontor in ihrer jeweils aktuellen Fassung.
§ 11 Haftung
(1) Rufkontor haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes. Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit haftet Rufkontor unbeschränkt, auch bei einfacher Fahrlässigkeit.
(2) Für Schäden aus der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, haftet Rufkontor bei einfacher Fahrlässigkeit der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.
(3) Im Übrigen ist die Haftung von Rufkontor für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
(4) Rufkontor haftet nicht für Schäden, die daraus entstehen, dass Anrufer dem digitalen Assistenten unzutreffende Angaben machen oder Anliegen äußern, die außerhalb des mit dem Kunden vereinbarten Einrichtungsrahmens liegen.
Hinweis: Diese Haftungsklausel folgt gängiger B2B-SaaS-Praxis, muss aber zwingend vor Verwendung anwaltlich auf Wirksamkeit nach §§ 307–309 BGB geprüft werden — pauschale Haftungsbeschränkungen sind ein häufiger Abmahngrund, wenn sie zu weit gefasst sind.
§ 12 Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte
(1) Sämtliche Rechte an der Software, den zugrundeliegenden Modellen und der technischen Infrastruktur von Rufkontor verbleiben bei Rufkontor bzw. dessen Lizenzgebern.
(2) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht an dem für ihn eingerichteten Assistenten im vereinbarten Umfang.
(3) Die im Rahmen der Einrichtung erstellten kundenspezifischen Konfigurationen (Abläufe, Kategorien, Ansprache) dürfen von Rufkontor nicht ohne Zustimmung des Kunden an Dritte weitergegeben werden.
§ 13 Vertraulichkeit
Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsanbahnung und -durchführung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich zu behandeln und nicht an Dritte weiterzugeben, soweit keine gesetzliche Offenlegungspflicht besteht.
§ 14 Änderungen dieser AGB
Rufkontor behält sich vor, diese AGB mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, technische Gegebenheiten oder zur Schließung von Regelungslücken erforderlich ist. Änderungen werden dem Kunden mit einer Frist von sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen; hierauf wird der Kunde in der Änderungsmitteilung gesondert hingewiesen.
§ 15 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters (Bali, Indonesien), sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Wichtiger Bedenkenpunkt, nicht nur Formsache: Ein Gerichtsstand in Bali bedeutet, dass ein deutscher Mittelstandskunde im Streitfall vor einem indonesischen Gericht klagen bzw. sich verteidigen müsste — trotz deutschem Recht als Vertragsgrundlage. Das ist für die Zielgruppe unüblich, faktisch abschreckend und steht im Spannungsfeld zur „deutscher Anbieter für den deutschen Mittelstand“-Positionierung der Marke. International tätige Unternehmen mit Sitz im Ausland vereinbaren mit deutschen Geschäftskunden häufig einen deutschen Gerichtsstand (z. B. am Sitz eines Kunden oder einen neutralen Ort wie Frankfurt) — das ist zwischen Kaufleuten grundsätzlich zulässig (§ 38 ZPO) und in der Praxis üblich. Diese Entscheidung sollte bewusst und nicht nur „passend zu § 1″ automatisch getroffen werden — im Zweifel mit dem Anwalt gegen eine rein formale Konsistenz abwägen.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Änderung dieser Schriftformklausel.
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