Kennenlern-Gespräch
Wir lernen Sie kennen: Ihren Ablauf, Ihre Anrufertypen, was der Assistent können muss und wie er Ihnen am besten weiterhilft.
Verpassen Sie nie wieder einen Anruf. Rufkontor ist Ihr digitaler, DSGVO-konformer Telefonassistent für den Mittelstand — nimmt jeden Anruf an, bucht Termine, erfasst Anliegen. Rund um die Uhr.
Terminvergabe und automatische Anrufannahme für Handel, Handwerk, Dienstleister und Selbstständige – abgestimmt auf Ihr Unternehmen und mit persönlicher Betreuung. So könnte auch Ihr Telefon bald klingen.
Erstanliegen aufnehmen, nach Ihren Kategorien vorsortieren, Rückruftermine strukturiert festhalten, Rückfragen beantworten. Alle Daten werden zuverlässig und genau an Sie weitergegeben.
Startklar ganz ohne neue Technik. Ihre Rufnummer bleibt — Sie leiten sie um, wann Sie wollen.
Wir lernen Sie kennen: Ihren Ablauf, Ihre Anrufertypen, was der Assistent können muss und wie er Ihnen am besten weiterhilft.
Begrüßung, Abläufe, Kalender, Kategorien — Sie bekommen eine Testnummer und rufen Ihren Assistenten selbst an, bis alles sitzt.
Ein Handy-Code, fertig. Erst nur nach Feierabend, später mehr — Sie bestimmen das Tempo. Umleitung aus = alles wie vorher.
Rufkontor nimmt an, klärt das Anliegen, bucht oder notiert. Sie erhalten sofort eine E-Mail, Termine landen direkt im Kalender.
Wir lernen Sie kennen: Ihren Ablauf, Ihre Anrufertypen, was der Assistent können muss und wie er Ihnen am besten weiterhilft.
Begrüßung, Abläufe, Kalender, Kategorien — Sie bekommen eine Testnummer und rufen Ihren Assistenten selbst an, bis alles sitzt.
Ein Handy-Code, fertig. Erst nur nach Feierabend, später mehr — Sie bestimmen das Tempo. Umleitung aus = alles wie vorher.
Rufkontor nimmt an, klärt das Anliegen, bucht oder notiert. Sie erhalten sofort eine E-Mail, Termine landen direkt im Kalender.
Lassen Sie sich über eingegangene Anrufe genau so informieren, wie es in Ihren Alltag passt. Jeder Anruf löst entweder sofort eine E-Mail mit allen Details aus — Name, Anliegen, Rückrufnummer. Oder Sie erhalten eine Zusammenfassung als Tagesübersicht zu Ihrer gewünschten Zeit. Startklar ganz ohne neue Technik. Ihre Rufnummer bleibt — Sie leiten sie um, wann Sie wollen.
Auch knifflige Anrufe meistert der Assistent
Rufkontor ist im Einsatz für Handel, Handwerk, Dienstleister und Selbstständige. Ihre Branche oder ein spezieller Anwendungsfall fehlt? Kontaktieren Sie uns persönlich, wir finden auch für Ihr Problem eine individuelle Lösung.
Verfügbar
Einzelhandel, Autohäuser, Fachgeschäfte
Produktanfragen aufnehmen und Rückrufe strukturiert zusagen — rund um die Uhr.
Betriebe, Werkstätten, Monteure
Anfragen strukturiert erfassen und Rückruftermine verbindlich zusagen.
Beratung, Agenturen, Büros
Anliegen vorsortieren und Erstgespräche verbindlich terminieren.
Praxen, Studios, Kanzleien
Anfragen diskret erfassen, Rückrufe und Termine im Blick behalten.
Restaurants, Cafés, Hotels
Anfragen annehmen und Reservierungswünsche für den Rückruf erfassen.
Schaden-, Heizungs- und Vertragsanliegen
Mieteranliegen aufnehmen und strukturiert für den Rückruf festhalten.
Physio, Friseur, Tierarzt
Terminwünsche und Anliegen rund um die Uhr entgegennehmen.
Beratungstermine, Buchungsanfragen
Beratungswünsche und Buchungsanfragen vollständig aufnehmen.
Module
Rufkontor beginnt am Telefon: Termin-Assistenz und Anfragen-Erfassung sind heute im Einsatz. In Vorbereitung, nach Kundennachfrage geordnet:
Tischreservierung direkt im angebundenen Reservierungssystem, inklusive Sonderwünsche und Alternativvorschlägen.
Schäden, Heizung und Vertragsanliegen vorsortiert und an die richtige Stelle weitergeleitet.
Terminvergabe für Physiotherapie, Friseure und Tierärzte — mit echter Kalenderprüfung.
Über die reine Anfragen-Erfassung hinaus: vollständige Aufträge direkt am Telefon aufnehmen.
Ihre Branche ist nicht dabei? Genau dafür sind wir da — maßgeschneiderte Einrichtung ist unser Standard, nicht die Ausnahme.
Datenschutz & Technik
Die Sicherheit Ihrer Daten steht bei uns an erster Stelle. Sie haben Fragen dazu? Stellen Sie sie gerne unserem Assistenten direkt oder schreiben Sie uns eine Mail.
Alle Daten werden in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1) verarbeitet und gespeichert — nicht in den USA.
Ihre Daten liegen nicht in einem gemeinsamen Datentopf mit anderen Firmen — Architektur, die sonst nur Konzerne für sich selbst bauen.
Datenminimierung, Verschlüsselung, klar geregelte Löschung — beim Vertragsende wird Ihre komplette Umgebung gelöscht.
Anrufer erfahren, dass sie mit einer digitalen Assistenz sprechen. AV-Vertrag gehört selbstverständlich dazu.
Preise
Klarer Monatspreis, keine versteckten Kosten pro Anruf. Der Einstiegstarif steht fest — weitere Pakete stimmen wir im Erstgespräch auf Ihren Betrieb ab.
ab 99 € /Monat
zzgl. 250 € einmalige Einrichtung
Inklusive 200 Gesprächsminuten
Eigene Rufnummer, E-Mail-Benachrichtigung pro Anruf plus Tagesübersicht.
Auf Anfrage
zzgl. Einrichtung nach Aufwand
Mehr Gesprächsminuten, Kalenderbuchung, individuelle Kategorien
Zugeschnitten auf Ihr Anrufvolumen.
Auf Anfrage
zzgl. Einrichtung nach Aufwand
Systemanbindung, Individual-Integrationen
Für Betriebe mit eigener Software-Landschaft.
Alle Preise zzgl. MwSt. · Einrichtung einmalig, nach Aufwand · Setup umfasst die vollständige Einrichtung durch unser Team — kein Selbstkonfigurations-Formular.
Über uns
Rufkontor ist der KI-Telefonassistent für den deutschen Mittelstand — und wird von seinen Gründern selbst gebaut und betreut. Einrichtung, Anpassungen und Support kommen direkt vom Team, das das Produkt entwickelt: keine Ticket-Warteschlange, keine anonyme Hotline.
Kein Selbstbedienungs-Baukasten. Wir richten Ihren Telefonassistenten gemeinsam mit Ihnen ein — zugeschnitten auf Ihre Abläufe, Ihre Sprache und Ihre Branche, ob Handwerk, Handel, Gastronomie oder Dienstleistung. So klingt jeder Anruf nach Ihrem Betrieb: freundlich, verlässlich und DSGVO-konform.
Produkt und Technik
Baut und betreibt die Plattform — von der natürlichen Sprachqualität bis zum DSGVO-konformen Betrieb in Frankfurt.
Kunden und Vertrieb
Ihr Ansprechpartner vom Erstgespräch bis zum laufenden Betrieb — und sorgt dafür, dass der Assistent zu Ihrem Alltag passt.
Design und Marketing
Sorgt für einen sehenswerten Auftritt — vom ersten Eindruck bis zur klaren, verständlichen Kommunikation.
Häufige Fragen
Nein. Rufkontor spricht in natürlicher, freundlicher Sprache und reagiert flexibel auf das, was Anrufer sagen — kein starres Menü, kein „Drücken Sie die 1". Der Assistent ist auf Ihren Unternehmenston trainiert, sodass sich das Gespräch wie bei einer aufmerksamen Empfangskraft anfühlt. Viele Anrufer merken erst auf Nachfrage, dass sie mit einer digitalen Assistenz sprechen.
Dann rät er nicht, sondern nimmt das Anliegen strukturiert auf und sichert einen Rückruf zu. Sie erhalten sofort eine E-Mail mit allen Details — Name, Rückrufnummer und Anliegen — und können in Ruhe reagieren. So geht keine Anfrage verloren, auch wenn eine Frage über den eingerichteten Rahmen hinausgeht.
Anrufer werden transparent darüber informiert, dass sie mit einer digitalen Telefonassistenz sprechen. Wir setzen auf Ehrlichkeit statt Täuschung — das schafft Vertrauen und ist zugleich datenschutzrechtlich sauber. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gehört selbstverständlich dazu.
Jederzeit. Rufkontor greift nur, wenn Sie es möchten — etwa außerhalb der Öffnungszeiten, bei parallelen Gesprächen oder wenn niemand abnimmt. Sie steuern per Rufumleitung, wann der Assistent übernimmt, und schalten ihn mit einem Handgriff wieder ab. Umleitung aus heißt: alles wie vorher.
Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet — in der AWS-Region Frankfurt, nicht in den USA. Jeder Kunde erhält eine eigene, getrennte Cloud-Umgebung, DSGVO-konform mit Datenminimierung, Verschlüsselung und klar geregelter Löschung. Beim Vertragsende wird Ihre komplette Umgebung gelöscht.
Nein. Ihre bestehende Rufnummer und eine einfache Rufumleitung genügen — kein neues Telefon, keine neue Anlage, kein Anbieterwechsel. Die Einrichtung übernehmen wir gemeinsam mit Ihnen; in der Regel sind Sie innerhalb einer Woche startklar.
Erzählen Sie uns kurz von Ihrem Betrieb und Ihren Anrufen. Wir zeigen Ihnen, wie Ihr Assistent klingt und besprechen, wie Rufkontor Ihren Betrieb optimal unterstützen kann.
So erreichen Sie uns: